Automatisierte Belegerfassung für EPU und KMU in Österreich

Schluss mit dem manuellen Eintippen von Rechnungsdaten in Excel: BV Belegscanner liest Daten aus Ihren Eingangsrechnungen aus, ergänzt das Zahlungsdatum der Buchung und bereitet so die Daten für Ihren Steuerberater vor.

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Illustrative Darstellung: Daten einer Papierrechnung werden zur Kontrolle in einer digitalen Tabelle aufbereitet

Manuelle Belegverwaltung kostet Zeit und Nerven

Mühsames Abtippen

Das manuelle Übertragen von Rechnungsbeträgen, Lieferanten, Rechnungsdatum und Steuersätzen in Excel bindet Zeit.

Zeitverlust

Das manuelle Erfassen der Belege kostet jeden Monat viele wertvolle Stunden.

Fehleranfälligkeit

Zahlendreher und Übertragungsfehler beim manuellen Abtippen lassen sich kaum vermeiden.

Mühsamer Zahlungsabgleich

Welche Rechnung wurde wann bezahlt? Der Abgleich mit dem Bankkonto ist von Hand aufwendig.

Einfachheit in 5 Schritten

So automatisieren Sie Ihre Belegerfassung heute.

1

Beleg hochladen

Per Drag and Drop, als Multibeleg-PDF oder gezielt per E-Mail.

2

Automatische Erfassung

KI und OCR lesen Beträge, Datum, Steuersätze und Lieferant aus und bereiten die Daten zur Kontrolle vor.

3

Zahlung zuordnen

Nach dem Bank-CSV-Import schlägt das System ein passendes Zahlungsdatum zum Beleg vor.

4

Prüfen und freigeben

Sie kontrollieren die erfassten Daten samt Zahlungsdatum und geben sie frei.

5

An den Steuerberater übergeben

Alle Belege sauber aufbereitet in einer Tabelle, bereit zur Weitergabe.

Funktionen für Ihren Erfolg

Automatische Belegerfassung

BV Belegscanner erfasst Beträge, Datum, Steuersätze und Lieferantendaten automatisch aus Ihren Eingangsrechnungen. Sie prüfen die erfassten Daten vor der Freigabe.

Bank-CSV Abgleich

Importieren Sie den Bank-CSV-Export Ihres Kontos. Das System schlägt anhand der Daten passende Zahlungszuordnungen vor, die Sie prüfen und bestätigen.

Zentrale Belegablage

Erfasste Belege werden digital an einem Ort gesammelt und können über die Suche gefunden werden.

Alles in einer Tabelle

Alle erfassten Belege landen in einer übersichtlichen Tabelle, die Sie mit einem Klick herunterladen und an Ihren Steuerberater weitergeben.

Überblick über Ihre Belege

Sehen Sie auf einen Blick, welche Belege erfasst sind und welchen bereits ein Zahlungsdatum zugeordnet wurde.

Manueller Belegprozess im Vergleich

Merkmal Manueller Excel-/Papierprozess Mit BV Belegscanner
Dateneingabe Belegdaten einzeln übertragen Die Belegdaten werden automatisch ausgelesen und zur Kontrolle vorbereitet
Zahlungsabgleich Zahlungen manuell zuordnen Das System schlägt Zuordnungen anhand der Bank-CSV vor
Belegablage Abhängig von der gewählten Ablagestruktur Belege jederzeit als PDF abrufbar und durchsuchbar
Routinearbeit Wiederkehrende Schritte manuell durchführen Die automatisierte Vorverarbeitung reduziert Routinearbeit

Datenschutz und EU-Hosting

Vollständiges EU-Hosting auf Anfrage

Vollständiges EU-Hosting des Belegscanners ist nach individueller Abstimmung möglich. Sprechen Sie uns dazu einfach an.

Monatliche Belegaufbereitung: von rund 20 Stunden auf rund 2 Stunden, bei 1.000 Belegen pro Monat

Erfahrungswert für den aktiven Aufwand in bisherigen Standardprozessen. Die tatsächliche Zeitersparnis hängt insbesondere von Belegmenge, Belegqualität und der Anzahl der Sonderfälle ab.

Häufig gestellte Fragen

Ist BV Belegscanner auch für kleine Unternehmen geeignet?
Ja. BV Belegscanner richtet sich an EPU und kleine Unternehmen in Österreich. Der Ablauf ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie wenige oder viele Belege im Monat erfassen.
An wen richtet sich das Angebot?
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer, also an EPU und kleine Unternehmen. Ein Verkauf an Verbraucher findet nicht statt.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Unterstützt werden PDF, JPEG und PNG. Mehrere Belege lassen sich auch als einzelne Scan-PDF hochladen, zum Beispiel Belege, die Sie per Post erhalten.
Wie funktioniert der Bank-Import?
Sie laden den Bank-CSV-Export Ihres Online-Bankings hoch. Das System schlägt anhand der Daten passende Zahlungszuordnungen vor. Sie prüfen und bestätigen die Zuordnung.
Kann ich Belege per E-Mail verarbeiten?
Ja. E-Mails mit Belegen können gezielt verarbeitet werden.
Wie zuverlässig ist die automatische Erkennung?
Die Erkennung ist KI-gestützt, deshalb können Fehler passieren. Bitte kontrollieren Sie die erfassten Daten vor der Freigabe. Nach dem Bank-CSV-Abgleich prüfen Sie die Daten samt vorgeschlagener Zuordnung und geben sie frei. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle.
Ersetzt BV Belegscanner meinen Steuerberater?
Nein. BV Belegscanner ist kein Steuertool und ersetzt Ihren Steuerberater nicht. Er erfasst die Belegdaten und nimmt Ihnen das manuelle Abtippen ab. Die eigentliche Buchhaltung und der Jahresabschluss bleiben bei Ihrem Steuerberater oder Buchhalter.
Wie kommen die Daten zu meinem Steuerberater?
Erfasste und freigegebene Belegdaten laden Sie als Tabelle herunter. Die zugehörigen Belege stehen als PDF bereit, sodass Ihr Steuerberater direkt weiterarbeiten kann.
Ist BV Belegscanner ein ERP- oder CRM-System?
Nein. BV Belegscanner ist auf die Belegerfassung spezialisiert und ersetzt kein ERP oder CRM. Individuelle Lösungen und ERP-Systeme bieten wir auf Wunsch separat an, ebenso Schnittstellen zu bestehenden ERP- oder CRM-Systemen, jeweils nach technischer Prüfung und separatem Angebot.
Was ist bei einem höheren Belegaufkommen?
Für ein höheres Belegaufkommen stimmen wir eine individuelle Lösung mit Ihnen ab. Sprechen Sie uns dazu einfach an.
Wo werden meine Daten gehostet?
Vollständiges EU-Hosting des Belegscanners ist auf Anfrage möglich. Sprechen Sie uns dazu einfach an, wir stimmen die Umsetzung individuell mit Ihnen ab.
Werden meine Daten für das Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
Gibt es eine revisionssichere Speicherung?
Eine revisionssichere Speichermöglichkeit ist auf Anfrage möglich. Sprechen Sie uns dazu an, wir stimmen die Umsetzung individuell mit Ihnen ab.

Bereit für die Zukunft der Belegerfassung?

Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demo. Wir zeigen Ihnen den Ablauf anhand von Musterbelegen oder auf Ihren ausdrücklichen Wunsch anhand zuvor anonymisierter eigener Belege.

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office@bv-solutions.at
Wien, Österreich

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